Відеоприйом громадян

Наказом ДСА України від 26.03.2020 № 141 затверджено Порядок особистого прийому громадян посадовими особами Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь в режимі відеоконференції (далі – Порядок).

Пунктом 1.1 розділу 1 Порядку визначено, що цей Порядок визначає особливості здійснення підготовки та проведення особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь у режимі відеоконференції.

Відповідно до розділу 2 Порядку:

2.1. Реєстрація осіб, які бажають записатися на особистий прийом або подати звернення у режимі відеоконференції здійснюється на Веб-порталі.

2.2. Після заповнення відвідувачем реєстраційної форми та завершення реєстрації, засобами Вебпорталу надається можливість отримання електронних сервісів щодо прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами у режимі відеоконференції.

2.3. На Вебпорталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ та ініціалів посадових осіб Державної судової адміністрації та її територіальних управлінь, які здійснюють прийом відвідувачів, часу приймання у режимі відеоконференції.

2.4. Запис на особистий прийом та розгляд звернень у режимі відеоконференції здійснюється зареєстрованими та авторизованими відвідувачами шляхом подання заявки на сеанс відеоконференції в межах графіку особистого прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.

2.5. Заявка на сеанс відеоконференції повинна містити:

- скорочену мету прийому, опис суті звернення;

- відскановані документи щодо предмету особистого прийому або звернення (за необхідності та у разі наявності таких документів);

- бажану дату та час проведення сеансу відеоконференції в межах запропонованого графіку прийому відповідної посадової особи Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь та встановленого часу.

У разі, якщо бажані дата та час вже обрані іншим відвідувачем, засобами Веб-порталу відвідувачу пропонується обрання інших вільних дати та часу сеансу відеоконференції з відповідною посадовою особою Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь.

2.6. Після надсилання заявки на сеанс відеоконференції протягом одного робочого дня відвідувачу надходить повідомлення про підтвердження прийняття заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер (ID – номер), який є незмінним.

2.7. За результатом попереднього розгляду заявки на сеанс відеоконференції, заявка про проведення прийому у обраний відвідувачем дату та час може мати статус:

- підтверджена;

- відхилена у зв’язку з відсутністю повноважень Державної судової адміністрації України та її територіальних органів щодо вирішення питань по суті звернення або у зв’язку з наявністю інших об’єктивних підстав, що перешкоджають проведенню прийому;

- перенесена, якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки.

2.8. Про результати попереднього розгляду заявки до особистого кабінету відвідувача надсилається відповідне повідомлення з зазначенням статусу заявки. У разі, якщо заявка про проведення прийому у обраний відвідувачем дату та час підтверджена, відвідувачу через особистий кабінет направляється підтвердження часу прийому, логін і пароль для з’єднання.

2.9. Подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференції здійснюється не пізніше ніж за 3 (три) робочих дня до дати прийому посадової особи відповідно до графіку.

2.10. Відповідальність за достовірність даних та матеріалів звернення, що містяться у заявці на сеанс відеоконференції несе відвідувач.

Відповідно до пункту 3.4 розділу 3 Порядку у випадку, якщо після попереднього розгляду звернення, встановлюється, що розгляд порушених питань не належить до компетенції посадових осіб Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, відвідувачу у його особистий кабінет надсилається повідомлення про скасування сеансу відеоконференції із зазначенням причин.

Згідно з пунктом 4.1 розділу 4 Порядку, проведення особистого прийому та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференції здійснюється між заявником та посадовою особою Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь за наявності у заявника необхідних технічних засобів: обладнання з доступом до мережі Інтернет, веб-камери, гарнітури або гучномовців з мікрофоном, а також наявності комунікаційного з’єднання з системою відеоконференції Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь.

Відповідно до пункту 4.3 розділу 4 Порядку, особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференції починається та завершується у час, встановлений графіком прийому громадян посадовими особами Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь.

Відповідно до пункту 4.7 розділу 4 Порядку, модератор перевіряє наявність з’єднання з відвідувачем за 5 (п’ять) хвилин до початку сеансу відеоконференції з розгляду відповідного звернення. У разі неможливості з’єднатися з відвідувачем з причин збоїв з’єднання зі сторони відвідувача або його відсутності (відмови) від проведення сеансу відеоконференції, сеанс відеоконференції скасовується, про що відвідувачу надсилається відповідне повідомлення.

Згідно з пунктом 4.9 розділу 4 Порядку, особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференції здійснюється відповідною посадовою особою Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь згідно із затвердженим графіком та запланованого часу прийому. Посадова особа Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, яка здійснює особистий прийом у режимі відеоконференції, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів або одержати від них необхідну інформацію.

Відповідно до пункту 4.10 розділу 4 Порядку, тривалість сеансу відеоконференції з відвідувачем не може перевищувати час проведення сеансу, визначений графіком. За п’ять хвилин до закінчення сеансу відеоконференції між посадовою особою та відвідувачем, модератор попереджає про сплив часу сеансу. Після закінчення сеансу у встановлений час, модератор запрошує наступного відвідувача відповідно до вимог пункту 4.7 цього Порядку.

Згідно з пунктом 4.10 розділу 4 Порядку, у разі неможливості проведення посадовою особою Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь особистого прийому у режимі відеоконференції з причин хвороби, відпустки, інших поважних причин, до особистого кабінету відвідувача надсилається повідомлення щодо перенесення сеансу відеоконференції із зазначенням дати та часу проведення повторного особистого прийому у режимі відеоконференції.

Відповідно до пункту 4.11 розділу 4 Порядку, оформлення результатів особистого прийому та розгляду звернень громадян здійснюється відповідно до законодавства України.

Посилання на запис на відеоприйом: https://vkz.court.gov.ua/