Комітет управління Проєктом

Управління Проєктом здійснюється відповідно до директив Комітету управління проектом який очолюють почергово представники Канади та України та до якого входять представники Офісу уповноваженого у справах федеральних суддів уряду Канади, Канадського агентства з міжнародного розвитку СІДА, Канадської Адміністративної судової служби, Канадського судді, радника Проєкту, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України, Ради суддів України, та Академії суддів України.

Комітет управління проєктом проводить свої засідання мінімум один раз на рік, чи на запит будь-якої з організацій партнерів в Канаді або в Україні. Основна функція Комітету управління проєктом полягає в загальному стратегічному управлінні діяльності Проєкту:

· Перегляд, обговорення та прийняття рішень з проблемних питань та напрямків діяльності Проєкту;

· Перегляд, оцінювання, спрямування та затвердження напрацювань Проєкту в напрямку очікуваних результатів, що випливає із звітів Комітету управління проектом і/чи щорічний Звіт про діяльність; 

· Перегляд, оцінювання та затвердження щорічного Плану роботи та відповідного бюджету на наступний рік;

· Перегляд та затвердження будь-яких змін до Проєкту Плану дій.

Перше засідання Комітету управління проектом відбудеться 8 березня 2007 року з метою перегляду та остаточного затвердження Проєкту Плану дій та затвердження першого щорічного Плану та відповідного бюджету.   

Засідання Комітету управління проектом буде проходити у формі співпраці та спільних консультацій між членами – учасниками Проекту. Канадська Адміністративна судова служба забезпечить роботу секретаріату Комітету управління проектом, надаватиме на постійній основі членам Комітету щорічний звіт про діяльність, щорічний план роботи та інші відповідні документи, а також підготує програму та засідання. Прийняття рішень відбуватиметься на основі консенсусу після розгляду інформації членами Комітету управління проектом та іншими ключовими учасниками проекту (у разі потреби)1.

Засідання Комітету управління проектом будуть погоджені Секретаріатом з членами Комітету щонайменше за два (2) місяці заздалегідь, за виключенням обґрунтованих невідкладних питань пов’язаних з роботою Проекту. Вся документація, зазначена в цьому розділі та інші матеріали, необхідні для проведення засідання Комітету управління Проектом будуть надані Секретаріатом щонайменше як за три (3) тижні перед початком засідання, з метою їх своєчасного перекладу, вивчення та проведення консультацій за участю чотирьох членів. Якщо інші учасники Проекту запрошені для виступу на засіданні Комітету управління Проекту, їх презентацій ні матеріали повинні бути направлені щонайменше за один (1) тиждень до початку засідання в якості інформаційних матеріалів (переклад не є обов’язковим).

Специфічні задачі та обов’язки Комітету управління Проєктом передбачають наступне:

1. Перегляд та затвердження, (з врахуванням будь-яких змін запропонованих Комітетом управління Проєктом), Проєкту Плану дій, щорічного Плану роботи та бюджету;

2. Отримання словесних звітів про діяльність Проєкту та аналіз подальшого прогресу,  бюджетних наслідків, щодо планів, від Канадського виконавчого агентства, канадської виконавчої групи та Української виконавчої групи, на основі звітів про щорічний План роботи та Щорічний звіт про діяльність;

3. Перегляд, надання коментарів та  затвердження, питань щодо будь-яких змін згідно рішень засідань Комітету управління проєктом, Плану роботи, щорічних звітів, а також щорічних Проєктів плану дій та сукупних фінансових звітів;

4. Забезпечення реалізації Проєкту в напрямку виконання цілей та задач Проєкту, затверджених Проєктом Плану дій та аналізу логічної структури.

5. Щорічний перегляд, та надання коментарів щодо статусу, та будь-яких змін, факторів ризику та їх зменшення в ході реалізації Канадсько-Українського Проєкту судового співробітництва, (як зазначено в аналізі логічної структури та Проєкті Плану дій), затвердження питань, відповідно до рішень засідань Комітету управління проектом, зменшення ризиків на наступний рік;

6. Визначення проблемних питань, що постають в процесі планування роботи Проєкту та його реалізації, висунутих членами Комітету управління проєктом та визначення заходів для їх подолання на основі рекомендацій Канадського виконавчого агентства Комітету управління проєктом та/чи Канадській групі реалізації чи Українській групі реалізації;

7. Розгляд та прийняття рішень щодо стратегічних напрямків роботи Проєкту, та як результат цих рішень, забезпечення того, що будь –які необхідні зміни до Проєкту Плану дій є задокументовані;

8. Виконання інших функцій та обов’язків, що дозволить в оптимальному режимі досягнути поставленої мети згідно з Проєктом Плану дій.

Малюнок 2 – Таблиця організації управління Проєктом

¹ Організації такі як Національний суддівський інститут та інші учасники Проєкту можуть бути запрошені на засідання Комітету управління проєктом для полегшення проведення консультацій та досягнення консенсусу